প্রশ্ন:- প্রশাসনিক সংগঠনে সমন্বয় সাধনের প্রয়াজনীয়তা আলোচনা কর।

১। সংস্থার লক্ষ্য অর্জন: প্রশাসনিক ব্যবস্থায় সমন্বয় না থাকলে বিভিন্ন বিভাগ বা শাখা তাদের নিজস্ব উদ্দেশ্য নিয়ে কাজ করবে, যা সামগ্রিক লক্ষ্য থেকে বিচ্যুত হতে পারে। যখন সকল বিভাগ একটি অভিন্ন উদ্দেশ্য নিয়ে কাজ করে, তখন সম্পদ, সময় ও শ্রমের সর্বোত্তম ব্যবহার নিশ্চিত হয়। এর ফলে সামগ্রিকভাবে প্রতিষ্ঠানের দক্ষতা বাড়ে এবং নির্ধারিত লক্ষ্য সহজে অর্জিত হয়। এই সমন্বয়ই নিশ্চিত করে যে প্রতিটি পদক্ষেপই যেন মূল লক্ষ্যের দিকে চালিত হয়।

২। কার্যকরী যোগাযোগ স্থাপন: প্রশাসনের বিভিন্ন স্তরে এবং বিভাগের মধ্যে সঠিক তথ্য আদান-প্রদানের জন্য সমন্বয় জরুরি। সমন্বয়ের অভাবে তথ্যের ঘাটতি বা ভুল যোগাযোগ তৈরি হতে পারে, যা ভুল সিদ্ধান্ত গ্রহণের কারণ হয়। কার্যকর সমন্বয় নিশ্চিত করে যে সঠিক তথ্য সঠিক সময়ে সঠিক ব্যক্তির কাছে পৌঁছাচ্ছে, যার ফলে সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়া দ্রুত এবং ত্রুটিমুক্ত হয়। এটি কর্মপ্রবাহে স্বচ্ছতাও নিয়ে আসে।

৩। সম্পদের সর্বোত্তম ব্যবহার: সমন্বয়ের মাধ্যমে একটি সংস্থা তার মানবসম্পদ, আর্থিক সম্পদ এবং অন্যান্য ভৌত সম্পদের সর্বোত্তম ব্যবহার নিশ্চিত করতে পারে। যখন বিভিন্ন বিভাগ একে অপরের কাজের বিষয়ে অবগত থাকে, তখন তারা অপ্রয়োজনীয় ব্যয় এড়িয়ে চলতে পারে এবং কাজগুলোকে সুশৃঙ্খলভাবে সম্পন্ন করতে পারে। এর ফলে সম্পদের অপচয় হ্রাস পায় এবং প্রতিষ্ঠানের কার্যকারিতা বৃদ্ধি পায়।

৪। দ্বৈততা পরিহার: একটি বড় প্রশাসনিক সংস্থায় প্রায়শই দেখা যায় যে একাধিক বিভাগ একই ধরনের কাজ করছে, যার ফলে সময়ের অপচয় এবং অপ্রয়োজনীয় খরচ হয়। সমন্বয়ের মাধ্যমে এই দ্বৈততা এড়ানো সম্ভব। প্রতিটি বিভাগের দায়িত্ব ও ভূমিকা স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা থাকলে, কাজের পুনরাবৃত্তি হয় না এবং কর্মপ্রবাহ সুশৃঙ্খল থাকে। এটি সামগ্রিক দক্ষতা বৃদ্ধিতে সাহায্য করে।

৫। সংঘাত নিরসন: প্রশাসনিক ব্যবস্থায় বিভিন্ন বিভাগ ও কর্মীদের মধ্যে প্রায়শই স্বার্থের সংঘাত তৈরি হতে পারে। সমন্বয় এই ধরনের সংঘাত নিরসনে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। এটি একটি প্ল্যাটফর্ম তৈরি করে যেখানে বিভিন্ন পক্ষের মধ্যে আলোচনা ও সমঝোতার মাধ্যমে সমস্যার সমাধান করা যায়। এর ফলে কর্মক্ষেত্রে একটি সুস্থ ও সহযোগিতামূলক পরিবেশ বজায় থাকে।